PURWOKERTO, kab-banyumas.kpu.go.id – Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Banyumas mengikuti kegiatan NGOPI ASLI (Ngobrol Pinter Arsip dan Logistik) dengan tema “Alih Media Arsip dari Manual ke Digital tanpa Kendala”, Selasa (23/9/2025) secara daring. Forum ini menjadi sarana penting untuk memperkuat pemahaman sekaligus kapasitas teknis dalam menjaga keberlanjutan pengelolaan arsip di lingkungan KPU.

Acara dibuka oleh Ketua KPU Jawa Tengah, Handi Tri Ujiono, yang menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi lembaga. Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan juga rekaman berharga yang menjadi bukti tanggung jawab publik. Alih media arsip dari bentuk manual ke digital dipandang sebagai langkah strategis untuk menjaga keutuhan, keaslian, dan keamanan informasi.

Sesi materi pertama disampaikan oleh Kabag Keuangan, Umum dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah, Eko Supriyono yang menjelaskan Keputusan KPU Nomor 704 Tahun 2025 sebagai dasar pengelolaan arsip. Regulasi ini hadir untuk menjamin keamanan arsip fisik maupun digital, memastikan arsip tetap autentik, serta mempermudah proses pengelolaan dan akses informasi.

“Arsip fisik, khususnya surat, jika disimpan terlalu lama beresiko rusak. Dengan alih media, arsip dapat lebih aman, tersedia cadangan jika dokumen asli hilang, sekaligus mendukung percepatan penyampaian informasi publik,” jelas Eko.

Materi kedua disampaikan oleh Kepala sub bagian Umum KPU Provinsi Jawa Tengah, Dafidh Myharta Sanjana. yang memberikan penjelasan teknis alih media arsip sesuai PP Nomor 28 Tahun 2012. Ia menekankan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk yang berkembang seiring kemajuan teknologi informasi. Prioritas alih media arsip diberikan pada dokumen rapuh, arsip elektronik dengan format lama, serta media yang sudah tidak lagi diperbarui sistem.

Selain kondisi arsip, Dafidh menambahkan pentingnya memperhatikan nilai informasi. Arsip yang wajib diumumkan sesuai  aturan keterbukaan informasi publik serta arsip berstatus permanen dalam Jadwal Retensi Arsip harus menjadi prioritas dalam digitalisasi.

Ia juga menjabarkan tahapan teknis alih media arsip, mulai dari penyusunan daftar arsip sesuai kronologi, proses pemindaian (scanning), autentikasi arsip digital, hingga pemberkasan hasil alih media. Semua tahapan ini dirancang agar arsip yang dialihkan tetap terjamin keasliannya dan mudah diakses.

Kegiatan NGOPI ASLI ini diharapkan mampu menjadi memperkuat pemahaman dan kemampuan pengelolaan arsip di lingkungan KPU, khususnya dalam proses alih media menuju sistem digital. Dengan transformasi ini, diharapkan pengelolaan arsip semakin efektif, efisien, serta mampu mendukung transparansi dan akuntabilitas kelembagaan. (nrd_ed sks)