PURWOKERTO, Kab-banyumas.kpu.go.id - Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Banyumas menyelenggarakan forum sharing knowledge di tingkat sekretariat, Selasa (22-04-2025). Kegiatan ini berlangsung di aula KPU Kabupaten Banyumas (22-04-2025).Tujuannya, sebagai upaya untuk meningikatkan kapasitasitas pegawai sekretariat KPU Kabupaten Banyumas.

Menurut Sekretaris KPU Kabupaten Banyumas, Subhan Purno Aji, forum sharing knowledge antar pegawai di lingkungan sekretariat KPU menjadi kebiasaan baik yang harus dilakuan setelah KPU menyelesaikan seluruh tahapan Pemilu atau Pilkada.

“Setelah tahapan selesai, seluruh pegawai wajib untuk meningkatkan kapasitas masing-masing, salah satunya dengan berbagai informasi, ilmu dan pengalaman yang sudah pernah didapat kepada rekan-rekan yang lain. Maka, sharing knowledge ini menjadi penting,” katanya.

Subhan menambahkan bahwa kegiatan seperti ini juga untuk menjelaskan kepada publik jika tidak ada tahapan Pemilu atau Pilkada, KPU tetap beraktifitas. Dia mencontohkan salah satu kewajiban KPU Kabupaten/Kota adalah harus mengelola, merawat dan memelihara arsip.

“Coba dibuka di UU 7 Tahun 2017 tentang Pemilu pasal 20 huruf f.  Di sana dijelaskan bahwa kewajiban KPU Kabupaten/Kota  adalah mengelola, memelihara, dan merawat arsip/dokumen serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan retensi arsip yang disusun oleh KPU Kabupaten/Kota dan lembaga kearsipan kabupaten/kota berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh KPU dan Arsip Nasional Republik Indonesia,” tandas Subhan.

Arsip Substantif dan Fasilitatif

Sharing knowledge kemudian dilanjutkan oleh Jana Sapti Arini selaku Kasubbag Keuangan, Umum, dan Logistik yang memberikan pemahaman mengenai kerasipan yang ada di KPU.

Menurut Jana, pengelolaan arsip di lingkungan KPU telah diatur dalam Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2023. Di sana, lanjut Jana, ada 2 jenis arsip yaitu arsip fasilitatif dan arsip substantif.

“Arsip Substantif merupakan arsip yang dihasilkan dari tugas pokok KPU seperti penyelenggaran Pemilu dan Pemilihan. Sedangkan Arsip fasilitatif merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan pendukung Pemilu dan Pemilihan,”ujar Jana.

Jana memberikan contoh di antara arsip fasilitatif adalah arsip yang berasal dari kegiatan perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan hingga dengan keuangan. Sedangkan, arsip substantif diantaranya adalah tahapan Pemilu atau Pemilihan, meliputi tahapan persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian pemilihan termasuk arsip pergantian antar waktu (PAW) anggota DPR, DPRD Provinsi atau DPRD Kabupaten/Kota.

Selain itu, Jana menjelaskan masa retensi juga berbeda-beda. Ada yang memiliki masa aktif dan inaktif bahkan juga ada yang sifatnya permanen yang tidak boleh dimusnahkan.

“Output yang saya harapkan dalam forum sharing knowledge kali ini selain mengenai penataan arsip tapi juga adanya daftar arsip dari setiap Subbag sebagai unit pencipta arsip,” tambah Jana.

Menurut rencana, kegiatan ini dilaksanakan secara rutin setiap hari Selasa dengan narasumber dan tema yang berbeda-beda, baik dari komisioner maupun sekretariat secara bergilir. (magang-edit SPA)